Ghid privind planurile de afaceri

I. De ce este necesar un plan de afaceri?
II. Cum trebuie să arate un plan de afaceri?
III. Care sunt componentele principale ale unui plan de afaceri?
1. Ce cuprinde rezumatul planului de afaceri?
2. Ce cuprinde descrierea firmei?
3. Cum trebuie prezentate obiectivele afacerii?
4. Cum trebuie prezentat produsul?
5. Cum trebuie prezentată piaţa?
6. Cum trebuie prezentaţi clienţii
7. Cum trebuie prezentată concurenţa?
8. Cum trebuie prezentaţi furnizorii?
9. Cum trebuie prezentat procesul tehnologic?
10. Cum trebuie descrisă investiţia propusă?
11. Cum trebuie prezentat personalul necesar?
12. Cum trebuie prezentate activităţile de desfacere?
13. Cum trebuie prezentate activităţile de promovare a vânzărilor?
14. Cum trebuie prezentate diferitele aspecte legale ale activităţii?
IV. Ce reprezintă proiecţiile financiare?
1. Ce venituri va aduce afacerea?
2. Care vor fi cheltuielile?
3. Care va fi rentabilitatea scontată a afacerii?
4. Care vor fi principalii indicatori financiari?
5. Care sunt documentele financiare necesare?
6. Cum se determină suma necesară?
V. Cum este utilizat planul de afaceri în activitatea de control al activităţii?
VI. I. De ce este necesar un plan de afaceri?
Mulţi întreprinzători sunt nevoiţi să întocmească un plan de afaceri abia atunci când acesta le este solicitat de un potenţial investitor. Un plan de afaceri este însă util nu numai finanţatorilor externi, ci şi proprietarilor firmei – în fapt, redactarea sa ar trebui să fie unul din primii paşi în iniţierea oricărei afaceri. Planul de afaceri poate da o primă imagine asupra perspectivelor reale ale afacerii; pot fi astfel evitate pierderile provocate de proiecte neviabile înainte ca ele să se fi produs efectiv.
Întocmirea planului de afaceri permite:
• stabilirea realistă a necesarului de resurse şi a surselor din care acestea pot fi obţinute;
• încadrarea în timp a etapelor afacerii;
• coordonarea fazelor viitoare ale afacerii şi rezolvarea eventualelor neconcordanţe.
Întreprinzătorii sunt 'forţaţi” să ia în considerare aspecte care le-ar putea scăpa la o abordare mai superficială. Pot fi descoperite astfel puncte slabe ale afacerii sau idei noi care ar putea să îi sporească rentabilitatea. Nimeni nu se aşteaptă ca previziunile planului de afaceri să se regăsească integral în realizările efective; totuşi, în cazul în care planul este bine întocmit, datele sale pot servi ca un instrument util de control al rezultatelor obţinute.
Planul de afaceri reprezintă, în acelaşi timp, o cerinţă a investitorilor externi (creditori sau acţionari potenţiali). Aceştia trebuie să afle dintr-un plan de afaceri:
• în ce constă afacerea;
• motivele pentru care afacerea este profitabilă;
• capitalul necesar;
• rentabilitatea scontată.
Planul de afaceri nu este singurul aspect luat în considerare de potenţialii finanţatori; însă un plan de afaceri care dovedeşte că nu există o strategie coerentă a proprietarilor afacerii va îndepărta cu siguranţă orice investitor.

II. Cum trebuie să arate un plan de afaceri?
Nu există o structură fixă a planului de afaceri, aceasta poate varia funcţie de cerinţele informaţionale cărora trebuie să le răspundă planul de afaceri - de exemplu, funcţie de:
• destinatarul final: proprietarii afacerii sau investitorii potenţiali;
• vechimea firmei: planul de afaceri pentru o firmă nouă va fi diferit de cel pentru un proiect al unei firme existente;
• specificul activităţii firmei;
• amploarea proiectului de afaceri.
Există însă elemente de bază care se regăsesc în majoritatea planurilor de afaceri:
• scurtă prezentare a firmei, a misiunii, obiectivelor şi strategiei sale;
• descrierea produsului sau serviciului său şi a pieţei căreia i se adresează;
• descrierea strategiei de vânzări;
• descrierea concurenţei;
• diverse proiecţii financiare.
Planul de afaceri destinat potenţialilor finanţatori trebuie să îi convingă pe aceştia de viabilitatea proiectului propus. Autorul său va trebui să aibă capacitatea de a pune în lumină avantajele afacerii, fără ca aceasta să dăuneze însă realismului planului prezentat. Persoanele care vor examina planul au în general suficientă experienţă pentru a detecta aprecierile exagerat de optimiste. Dacă dezvoltarea afacerii este mai lentă decât se aprecia, s-ar putea ca firma să fi atras prea multe resurse costisitoare; dacă aceasta e prea rapidă, firma s-ar putea să nu poată utiliza întregul potenţial din cauza lipsei de fonduri.

III. Care sunt componentele principale ale unui plan de afaceri?
De regulă, un plan de afaceri conţine o serie de componente obligatorii:
• rezumatul planului de afaceri;
• cuprinsul planului;
• prezentarea produsului firmei;
• piaţa-ţintă şi concurenţa;
• procesul de producţie şi furnizorii;
• strategia de marketing;
• vânzările preconizate;
• previziunile financiare;
• necesarul de finanţare.
III.1 Ce cuprinde rezumatul planului de afaceri?
Rezumatul planului de afaceri trebuie să conţină, într-o formă succintă, date referitoare la:
• istoricul firmei (în cazul firmelor deja existente);
• domeniul/domeniile de activitate;
• misiunea firmei, obiectivele pe termen lung şi cele pe termen scurt;
• conducerea firmei (experienţă, rezultate);
• caracteristicile produsului/serviciului;
• descrierea pieţei (perspective de creştere, concurenţa);
• sumarul proiecţiilor financiare şi suma de bani solicitată.

III.2 Ce cuprinde descrierea firmei?
În cazul firmelor deja existente, este necesară o prezentare a trecutului firmei şi a performanţelor sale. Această prezentare trebuie să conţină referiri la:
• Conducerea firmei: responsabilităţi, pregătire, experienţă/ locuri de muncă anterioare (Se pot anexa şi CV-urile persoanelor-cheie implicate în activitatea respectivă). Prezentarea conducerii firmei/a iniţiatorilor afacerii este necesară şi în cazul noilor afaceri.
• Contribuţia proprietarilor/managerilor la capitalul firmei. O participare importantă poate fi interpretată ca un semn clar al interesului şi implicării proprietarilor în afacere, ceea ce reprezintă una din cheile succesului acesteia.
• Numărul de salariaţi existenţi. Se poate face o detaliere pe domenii de activitate (de exemplu personal direct productiv/personal administrativ), pe niveluri de pregătire profesională etc. Ca o anexă suplimentară, poate fi prezentată organigrama firmei.
• Produsele/serviciile actuale (enumerare, caracteristici, rentabilitate, avantaje competitive).
• Locul în care se desfăşoară activitatea şi implicaţiile acestei situaţii (de exemplu privind utilităţile, forţa de muncă etc.).
• Principalii furnizori de materii prime şi materiale (enumerare, ponderea fiecăruia, eventual şi date referitoare la forma lor de proprietate şi la localizarea geografică - poate fi relevantă, de exemplu, distincţia între furnizorii interni şi cei externi şi, în cazul celor din urmă, între cei din ţările membre ale Uniunii Europene şi cei din alte zone ale lumii).
• Dotările cu maşini, utilaje, mijloace de transport etc., imobilele deţinute (trebuie precizat dacă acestea sunt proprietatea firmei sau sunt numai închiriate sau obţinute prin leasing).
• Clienţii actuali. Garanţia viitorului oricărei firme este reprezentată de orientarea spre piaţă; din acest motiv, firma trebuie să dovedească o bună cunoaştere a clienţilor săi. În cazul în care există un număr redus de clienţi, pot fi prezentate date referitoare la fiecare (pondere în totalul vânzărilor, formă de proprietate, localizare geografică etc.). Dacă care este vorba, de exemplu, de desfacere cu amănuntul, vor fi prezentate date care caracterizează grupul/grupurile de cumpărători (număr mediu de clienţi, valoarea medie a vânzărilor către un client, caracteristici de vârstă, statut social etc.).
• Principalii concurenţi (enumerare, ponderea lor pe piaţă şi poziţia firmei faţă de aceştia, explicaţii ale acestei situaţii).

III.3 Cum trebuie prezentate obiectivele afacerii?
Planul de afaceri trebuie să demonstreze că iniţiatorii proiectului au o idee clară asupra a ceea ce îşi propun să realizeze. Un finanţator care citeşte un plan de afaceri trebuie să vadă care sunt scopurile afacerii şi care sunt obiectivele în următoarele luni sau în următorii ani. Vor trebui prezentate misiunea/scopul principal al firmei, obiectivele sale pe termen mediu (unde vrem să ajungem în următorii 3-5-7 ani?), precum şi cele pe termen scurt (ce urmează să facem imediat?).
Strategia de atingere a acestor scopuri trebuie de asemenea prezentată într-un mod convingător. Prezentarea obiectivelor firmei trebuie să evite exprimările vagi sau excesiv de optimiste. Formulările care s-ar potrivi pentru orice domeniu de activitate – sau numai într-o lume ideală – reprezintă o dovadă a lipsei unei strategii coerente.
E bine să evitaţi aspectele prea tehnice sau detaliile inutile. Totuşi, cei care citesc planul de afaceri trebuie să înţeleagă ideile principale ale afacerii.

III.4 Cum trebuie prezentat produsul?
Este esenţial să faceţi cât mai bine înţeleasă nevoile consumatorilor cărora le răspunde produsul/serviciul dumneavoastră.
Planul de afaceri trebuie să ofere o descriere suficient de detaliată a produsului/serviciului firmei. În cazul în care un investitor potenţial nu înţelege în ce constă produsul respectiv, s-ar putea să nu mai aveţi ocazia să oferiţi explicaţii suplimentare. În cazul în care este vorba de un produs/serviciu existent, poate fi prezentată experienţa firmei în domeniu, capacităţile de producţie existente, competenţele tehnice acumulate, performanţa în domeniul vânzărilor etc. În cazul în care este vorba de un produs/serviciu nou vor fi prezentate avantajele care permit firmei obţinerea acestuia şi acţiunile care mai trebuie întreprinse până la începerea activităţii normale. Poate fi anexat şi un buget special al lucrărilor necesare până la ieşirea pe piaţă sau un buget de cercetare. Existenţa unui brevet sau a altor drepturi exclusive asupra produsului sau serviciului reprezintă un avantaj pentru firmă şi va fi desigur menţionată în planul de afaceri.
Calitatea şi preţul produsului reprezintă aspecte principale care nu pot lipsi din nici un plan de afaceri. Ele sunt esenţiale în poziţionarea firmei faţă de clienţi şi concurenţă. O calitate inferioară reprezintă un risc crescut de pierdere a clienţilor în faţa concurenţilor; în acelaşi timp, cheltuielile pentru îmbunătăţirea produsului nu vor fi recuperate dacă nu corespund percepţiilor clienţilor. Imaginea despre calitatea produsului poate fi îmbunătăţită prin garanţiile sau alte servicii postvânzare oferite. Alegerea preţului produsului este un aspect extrem de important; multe modele de planuri de afaceri sugerate de finanţatori solicită aprecieri ale preţului produsului în comparaţie cu cele ale concurenţei. În cazul în care preţul este mai ridicat, trebuie să arătaţi ce îi va determina pe clienţi să cumpere de la dumneavoastră. Ceea ce contează este rentabilitatea pe care o poate aduce produsul la un anumit nivel de preţ. Dacă aveţi mai multe produse sau servicii, veţi prezenta caracteristicile fiecăruia şi ponderea estimată în totalul vânzărilor. Orientarea spre un produs sau un serviciu unic reprezintă un risc, în special în cazul în care piaţa este îngustă sau preferinţele consumatorilor se modifică rapid. În acelaşi timp, extinderea în domenii în care nu aveţi experienţă reprezintă şi ea un risc. Un produs sau serviciu uşor de imitat s-ar putea să nu ofere suficientă protecţie în faţa concurenţei.
Diverse documentaţii cu caracter prea tehnic pot fi anexate la planul de afaceri – sau pot fi preluate în cadrul unui studiu de fezabilitate.

III.5 Cum trebuie prezentată piaţa?
Lansarea unui produs sau serviciu trebuie precedată de studierea pieţei potenţiale. Trebuie să estimaţi mărimea pieţei pentru produsul respectiv (şi pentru categoria de produse din care face parte), precum şi cota de piaţă pe care o deţineţi/vă propuneţi să o deţineţi. Dacă este o piaţă prea îngustă, s-ar putea să nu mai fie loc pentru încă un producător. A spune că firma deţine o cotă insignifiantă dintr-o piaţă foarte mare nu are o relevanţă prea mare. Identificarea segmentelor pieţei căreia vă adresaţi este foarte importantă pentru determinarea ariei pe care o va deservi efectiv firma. Prin delimitarea segmentului de piaţă al firmei determinaţi şi caracteristicile principale ale viitorilor clienţi. O definire prea vagă poate fi interpretată ca un semn al unei strategii neclare; acumularea de prea multe caracteristici în definirea segmentului de piaţă poate avea însă un efect similar. Este bine dacă aduceţi o susţinere solidă a criteriilor alese în segmentarea pieţei.
De asemenea, trebuie să identificaţi şi tendinţele de viitor de pe piaţă: potenţialul de creştere, orientările viitoare ale consumatorilor, posibilitatea intrării/ieşirii de pe piaţă a unor concurenţi etc.

III.6 Cum trebuie prezentaţi clienţii?
Orice întreprinzător trebuie să fie orientat către piaţă. O afacere nu va avea succes dacă nu răspunde unor necesităţi reale ale consumatorilor. Planul de afaceri trebuie să dovedească o bună cunoaştere a clienţilor potenţiali.
În cazul în care există un număr limitat de cumpărători – de exemplu firme interesate de un anumit tip de utilaj – se poate face o prezentare detaliată a acestora cuprinzând, de exemplu, date referitoare la:
• numele/denumirea clienţilor;
• forma de proprietate;
• localizarea geografică;
• domeniul de activitate;
• cifra de afaceri;
• mărimea estimată a comenzilor şi ponderea în totalul vânzărilor estimate etc.
În cazul în care aveţi deja comenzi sau contracte încheiate cu clienţii respectivi, acest lucru trebuie menţionat. Copii ale contractelor/comenzilor respective pot fi anexate la planul de afaceri.
În cazul în care există mulţi cumpărători – de exemplu, în cazul unui magazin cu amănuntul – datele prezentate vor fi diferite:
• numărul potenţial al cumpărătorilor;
• caracteristicile clienţilor: venituri medii, vârstă, statut social, interes pentru produsele noi;
• valoarea medie a unei cumpărări şi frecvenţa cumpărărilor etc.
În cazul în care există mai multe produse, analiza trebuie făcută pentru clienţii fiecărui produs. Planul de afaceri trebuie să prezinte foarte clar căror necesităţi ale clienţilor se adresează produsul respectiv şi care sunt factorii care îi determină pe clienţi să cumpere produsele firmei. În cazul în care firma se orientează spre un segment specific de piaţă, acesta trebuie clar delimitat.
Este posibil ca, într-o primă fază, produsul să atragă numai clienţii 'inovatori”, urmând ca persoanele/firmele care vor constitui piaţa de bază a firmei să înceapă să cumpere mai târziu. Acest lucru trebuie avut în vedere la întocmirea planului de afaceri.
În întocmirea planului de afaceri ar trebui luată în considerare şi sensibilitatea clienţilor faţă de preţul produsului. În anumite cazuri, s-ar putea ca un preţ mai ridicat să constituie pentru cumpărători un semn al unei calităţi mai ridicate, iar un preţ redus poate părea suspect. În cazul în care există o piaţă 'captivă” sau este vorba de produse de bază, creşterea preţurilor poate creşte încasările firmei; acest lucru nu este însă deloc adevărat în orice situaţie! Ar fi de preferat ca întocmirea planului de afaceri să fie precedată de efectuarea unui studiu de piaţă care să sondeze interesul clienţilor potenţiali pentru produsul/serviciului respectiv. Acest studiu poate părea costisitor, dar este în orice caz mai ieftin decât o afacere începută şi eşuată din cauza aprecierii greşite a nevoilor consumatorilor. Evident că rezultatele studiului de piaţă nu vor fi întotdeauna confirmate întocmai de evoluţiile ulterioare şi că intuiţia întreprinzătorului îşi are şi ea rolul ei – dar necunoaşterea interesului real al clienţilor pentru produs este cauza principală a eşecului unei afaceri.

III.7 Cum trebuie prezentată concurenţa?
Datele referitoare la concurenţi sunt adesea greu de obţinut, dar se pot dovedi extrem de utile. Dacă aflaţi, de exemplu, că o firmă importantă din domeniu intenţionează să se extindă pe piaţa pe care v-aţi propus să o acoperiţi, s-ar putea să trebuiască să vă modificaţi strategia.
În general, un plan de afaceri trebuie să indice:
• care sunt principalii concurenţi, localizarea lor şi segmentele de piaţă pe care le deservesc;
• care sunt tipurile de produse/servicii pe care le produc;
• calitatea şi preţurile produselor, reducerile de preţ oferite clienţilor, garanţii, servicii post-vânzare;
• care sunt cotele de piaţă ale concurenţilor;
• avantajele competitorilor în ceea ce priveşte reputaţia, fidelitatea clientelei, canalele de distribuţie.
Planul de afaceri trebuie să demonstreze că există un segment de piaţă care poate fi deservit în mod profitabil de către firmă şi să arate de ce acesta nu este şi nu va fi preluat de către concurenţi. Este important de asemenea să previzionaţi reacţia concurenţei la apariţia/ extinderea afacerii dumneavoastră şi să prezentaţi strategia prin care îi veţi face faţă.

III.8 Cum trebuie prezentaţi furnizorii?
Planul de afaceri trebuie să conţină şi date referitoare la furnizorii de materii prime, materiale, utilaje şi servicii ale firmei. Vor fi prezentate:
• caracteristicile furnizorilor (localizare geografică, experienţă în domeniu, formă de proprietate etc.);
• materii prime, servicii etc. furnizate, valoarea achiziţiilor preconizate;
• modul în care se va derula activitatea de aprovizionare (transport, eventuali intermediari, depozitare etc.);
• modalităţi de plată.
La planul de afaceri se pot anexa şi oferte ale furnizorilor. Un eventual finanţator trebuie să fie convins că aveţi asigurate condiţiile de desfăşurare a afacerii, că v-aţi ales bine furnizorii şi că nu vor apărea costuri neprevăzute pe parcurs.

III.9 Cum trebuie prezentat procesul tehnologic?
În cazul în care este vorba de o activitate de producţie, va trebui să daţi şi detalii în legătură cu procesul tehnologic:
• etapele principale ale procesului tehnologic, timpul necesar fiecărei etape;
• cerinţe privind aprovizionarea cu materii prime şi materiale, calitatea şi preţul acestora;
• necesarul de utilaje;
• asigurarea cu utilităţi;
• organizarea producţiei, servicii anexe;
• impactul asupra mediului (eventual studiu de impact).

III.10 Cum trebuie descrisă investiţia propusă?
În cazul în care afacerea prezentată implică şi efectuarea de investiţii, planul de afaceri va trebui să conţină date referitoare la:
• obiectul investiţiei;
• necesităţile de proiectare;
• modul de realizare (în regie/în antrepriză) şi etape;
• furnizorii de utilaje şi materiale;
• etape/graficul de realizare a investiţiei;
• modificări necesare la clădirile şi echipamentele existente;
• valoarea investiţiei;
• durata de recuperare a investiţiei, rata internă de rentabilitate.
Descrierea investiţiei inclusă în planul de afaceri trebuie să cuprindă datele esenţiale, evitând însă aspectele prea tehnice. Documentaţia detaliată poate fi anexată la plan (se pot anexa proiecte, avize, oferte ale furnizorilor de utilaje etc).

III.11 Cum trebuie prezentat personalul necesar?
Iniţierea/extinderea unei afaceri implică găsirea angajaţilor potriviţi. Succesul afacerii va depinde în mare măsură de existenţa unui personal bine pregătit şi motivat. Planul de afaceri va trebui să prezinte numărul de angajaţi necesari şi calificările acestora.
Trebuie să precizaţi de unde vor proveniţi aceşti angajaţi: pot fi angajaţi existenţi ai firmei, redistribuiţi de la alte compartimente sau pot fi angajaţi noi. Angajarea de persoane aflate în şomaj poate fi un avantaj în obţinerea unor finanţări.
Este de aşteptat ca afacerea să se extindă în anii următori; în acest caz, ar fi bine să arătaţi de unde vor proveni angajaţii necesari (eventual, cum veţi asigura nivelul de calificare corespunzător). În cazul în care veţi organiza cursuri de pregătire în cadrul firmei, va trebui să includeţi şi o estimare a acestui tip de cheltuieli. Preocuparea pentru perfecţionarea personalului reprezintă un aspect pozitiv, dar va trebui să prezentaţi şi modul în care vă asiguraţi de fidelitatea angajaţilor în care aţi investit.
Planul de afaceri va trebui să conţină şi o scurtă referire la responsabilităţile angajaţilor; se poate anexa şi o organigramă. Un potenţial investitor poate fi interesat de exemplu de raportul dintre personalul administrativ şi cel direct productiv.
Veţi include de asemenea şi date referitoare la salarizarea personalului, la totalul cheltuielilor cu personalul şi la ponderea acestora în totalul cheltuielilor firmei. Trebuie să conturaţi o imagine clară cu privire la modul de motivare şi coordonare a angajaţilor.

III.12 Cum trebuie prezentate activităţile de desfacere?
Veţi prezenta date referitoare la modalitatea de vânzare a produsului/serviciului (de exemplu, prin magazine proprii, prin mici magazine de cartier sau prin supermagazine, comenzi prin poştă etc.). Pot fi alese mai multe metode, dar orice alegere trebuie justificată. În cazul în care hotărâţi să vindeţi produsul prin distribuitori specializaţi, va trebui să prezentaţi ponderea fiecăruia, aria geografică/categoriile de clienţi acoperite, contractele/comenzile deja existente, avantajele pe care le acordaţi acestora pentru a vă asigura de fidelitatea lor.

III.13 Cum trebuie prezentate activităţile de promovare a vânzărilor?
Prezentarea strategiei de marketing trebuie să se regăsească şi ea în planul de afaceri. Va trebui să prezentaţi principalele acţiuni legate de produs, preţ, promovare şi distribuţie care vor atrage şi păstra interesul clienţilor. Pentru a întocmi un buget de promovare a vânzărilor, va trebui să vă decideţi mai întâi asupra metodelor de promovare adecvate. Trebuie să definiţi mesajul pe care vreţi să îl transmiteţi clienţilor şi să alegeţi mijloacele potrivite pentru a-l transmite (publicitate, lansare oficială, reduceri promoţionale de preţuri, relaţii publice etc.). În fiecare caz trebuie să comparaţi cheltuielile necesare cu beneficiile care se pot obţine. Bugetul de marketing nu se referă numai de publicitate. Va trebui să includeţi aici şi alte cheltuieli, de genul celor de explorare sau monitorizare a pieţei.

III.14 Cum trebuie prezentate diferitele aspecte legale ale activităţii?
în cadrul planului de afaceri va trebui prezentată şi situaţia aprobărilor şi avizelor oficiale obţinute deja sau care vor trebui obţinute, precum şi alte aspecte relevante legate de legislaţia în domeniu (de exemplu calificări necesare, existenţa unor licenţe sau brevete, probleme de mediu etc.).

IV. Ce reprezinta proiecţiile financiare?
Oricât de interesantă şi de novatoare este o afacere, un investitor este interesat, în cele din urmă, de aspectele financiare ale afacerii în care se implică. Din acest motiv, trebuie acordată toată atenţia documentelor referitoare la aspectele financiare ale afacerii prezentate prin intermediul planului de afaceri (evoluţia estimată a veniturilor şi cheltuielilor afacerii pentru următoarea perioadă de timp - de regulă următorii câţiva ani, indicatori de rentabilitate etc.).
IV.1 Ce venituri va aduce afacerea?
Un element cheie al oricărui plan de afaceri îl reprezintă volumul anticipat al vânzărilor. Analiza nevoilor clienţilor, a caracteristicilor produsului, a dinamicii pieţei şi a strategiilor concurenţilor vă vor ajuta în acest sens. Este important de cunoscut numărul cumpărătorilor potenţiali, posibilitatea de a stabili legături pe termen lung cu aceştia, frecvenţa şi mărimea comenzilor, cota de piaţă pe care o veţi deţine etc. În funcţie de aceste date vă puteţi ajusta şi politica de preţuri. În cazul în care vânzările au o sezonalitate accentuată, acest lucru trebuie luat în considerare în elaborarea bugetului afacerii şi determinarea necesarului de finanţare. Trebuie să evitaţi atât perioadele cu resurse neutilizate, cât şi insuficienţa acestora. Este bine să evaluaţi şi cât de solide sunt estimările dumneavoastră cu privire la venituri. Daca sunteţi vulnerabil la un atac din partea concurenţei sau la o schimbare bruscă în preferinţele consumatorilor este indicat să verificaţi dacă aveţi capacitatea de a depăşi aceste situaţii.

IV.2 Care vor fi cheltuielile?
Un volum mare al încasărilor nu este o realizare prea mare dacă nivelul cheltuielilor este încă şi mai ridicat. Volumul cheltuielilor trebuie previzionat cu atenţie şi monitorizat pe tot parcursul derulării afacerii. Cheltuielile pe care urmează să le angajaţi nu vor avea o structură omogenă şi, din acest motiv, trebuie să distingeţi între diferitele destinaţii ale resurselor de care dispuneţi.
O primă distincţie importantă este cea dintre cheltuielile iniţiale – care vor fi efectuate pentru a pune în mişcare noua afacere – şi cele aferente activităţii curente după atingerea parametrilor propuşi. Primele trebuie efectuate de regulă o singură dată, în perioada iniţială, perioadă în care şi afacerea este mai vulnerabil. Cea de-a doua categorie de cheltuieli va avea un nivel mai stabil în timp, dar este şi mai îndepărtată în timp faţă de momentul întocmirii planului de afaceri. Este foarte important să aveţi un grafic al celor două categorii de cheltuieli şi să determinaţi cu precizie momentul în care afacerea va începe să funcţioneze la capacitatea normală. În cazul în care acest moment este mai îndepărtat în realitate decât aţi crezut iniţial, s-ar putea ca rentabilitatea afacerii să nu mai fie cea scontată. Atunci când previzionaţi cheltuielile cu activitatea curentă, va trebui să determinaţi şi mărimea stocurilor necesare. Un volum prea mare va ţine resurse imobilizate în mod inutil, în timp ce un volum prea redus creează riscul unor întreruperi forţate ale activităţii. Va trebui să puteţi justifica nivelul pentru care aţi optat.
O altă distincţie importantă este cea între cheltuielile fixe – cele care trebuie suportate şi atunci când nu se desfăşoară vreo activitate 'productivă” – şi cele variabile – de exemplu, cheltuielile cu materiile prime sau salariile personalului direct productiv. Este recomandabil ca această grupare a cheltuielilor să fie precedată de o analiză atentă – distincţia perfectă dintre cele două categorii există mai degrabă în teorie decât în practică. De exemplu, banii investiţi într-un utilaj specializat vor fi mai greu de recuperat decât cei investiţi într-un utilaj cu mai multe întrebuinţări posibile în cazul eşecului afacerii, este mai uşor să reduceţi volumul aprovizionărilor cu materii prime decât să concediaţi salariaţi, fie ei şi 'direct productivi”. Chiar dacă formatele standard ale unui plan de afaceri nu includ astfel de detalii, ele sunt necesare în formarea unei imagini realiste asupra viitorului afacerii. Mai ales în cazul în care aveţi mai multe produse/servicii, este bine să determinaţi cheltuielile, veniturile şi rentabilitatea pe unitate de produs.

IV.3 Care va fi rentabilitatea scontată a afacerii?
Datele referitoare la veniturile şi cheltuielile previzionate vor da o imagine asupra rentabilităţii afacerii. În aprecierea acestei rentabilităţi este bine să evaluaţi cum vor arăta rezultatele în cazul în care apar evenimente neprevăzute. Dacă rezultatele arată bine pe hârtie dar, de exemplu, întârzierea în obţinerea unui spaţiu adecvat cu câteva luni transformă profitul în pierderi, este bine să vă luaţi măsuri de siguranţă. Analiza de sensibilitate dă imaginea evoluţiei rezultatelor în cazul în care anumite evoluţii nefavorabile afectează activitatea firmei. De exemplu, puteţi estima profitul firmei în cazul în care vânzările sunt cu 20% sub cele programate, sau costurile cresc cu 10%. Probabil nu veţi putea anticipa toate lucrurile care s-ar putea întâmpla, dar este bine să analizaţi măcar impactul unor evenimente cât de cât previzibile. În plus, includerea unei analize de sensibilitate în planul de afaceri creează o impresie pozitivă unui potenţial finanţator.

IV.4 Care vor fi principalii indicatori financiari?
Indicatorii financiari sunt deosebit de importanţi pentru un potenţial investitor. De obicei, trebuie incluşi:
• Indicatori de rentabilitate – de exemplu, rata de rentabilitate a activelor (profit net/active totale), rata de rentabilitate a capitalului investit (profit net/capitaluri proprii);
• Indicatori de lichiditate - de exemplu, rata curentă de lichiditate (active circulante/obligaţii curente), rata imediată de lichiditate (disponibilităţi băneşti/ datorii pe termen scurt);
• Indicatori de solvabilitate - de exemplu, rata de îndatorare (datorii totale/ total pasiv);
• Indicatori referitori la gradul de utilizare a activelor, viteza de rotaţie a stocurilor (cifra de afaceri/stoc mediu), durata medie de încasare a creanţelor şi de plată a furnizorilor etc.

IV.5 Care sunt documente financiare necesare?
Acestea sunt componente foarte importante în cadrul unui plan de afaceri. În cazul în care este vorba de o firmă deja existentă, de obicei trebuie anexate cel puţin:
• bilanţurile pe ultimii 2-3 ani de activitate;
• ultima balanţă de verificare contabilă.
De asemenea, trebuie anexate:
• bilanţul pro-forma pentru perioada următoare (conform standardelor din ţările occidentale, bilanţurile previzionate lunare pentru primul an şi bilanţurile anuale pentru următorii 3 ani);
• contul de profit şi pierdere previzionat pe aceeaşi perioadă;
• previziunea cash-flow-ului. Deşi acesta nu este o cerinţă tradiţională a contabilităţii în România, este totuşi un element esenţial. Veniturile şi cheltuielile înregistrate într-un cont de profit şi pierderi nu coincid cu intrările şi ieşirile de numerar. Multe firme pot avea profituri pe hârtie, dar ajung la faliment din cauza lipsei de lichidităţi.

IV.6 Cum se determină suma necesară?
Determinarea necesarului de resurse financiare este un scop principal al unui plan de afaceri. Datele colectate în etapele anterioare ar trebui să contureze o imagine destul de clară asupra acestui aspect. Determinarea cât mai realistă a sumei necesare este necesară pentru a evita blocarea afacerii din cauza lipsei de resurse sau cheltuielile inutile antrenate de resurse neutilizate. În cazul în care planul de afaceri urmăreşte atragerea unui finanţator, este esenţial să veniţi cu o sumă realistă, dând în acelaşi timp asigurări suficiente în legătură cu participarea dumneavoastră la succesul afacerii. În cazul în care acordarea sumei este condiţionată de un anumit nivel al participării proprii la finanţarea afacerii, este recomandabil ca suma cu care veţi contribui să depăşească suficient de mult nivelul minim impus.

V. Cum este utilizat planul de afaceri în activitatea de control al activităţii?
Planul de afaceri ar trebui să servească, ulterior demarării activităţii, ca punct de reper în determinarea viabilităţii afacerii. El poate fi corectat pe parcurs în cazul în care apar evenimente neaşteptate.
Controlul afacerii se poate concentra pe două aspecte principale:
• Controlul aspectelor financiare. Urmărirea indicatorilor financiari dă 'pulsul” afacerii, evitându-se situaţiile în care întreprinzătorul este atât de absorbit de activitatea curentă încât nu îşi dă seama în timp util că afacerea devine neprofitabilă. În cazul în care este vorba şi de o finanţare externă (de exemplu, un împrumut bancar care trebuie restituit) urmărirea profitabilităţii şi a cash-flow-ului este absolut necesară.
• Controlul vânzărilor. Scopul oricărei afaceri este vânzarea unor produse. Urmărirea evoluţiei vânzărilor explică situaţia financiară a firmei şi permite luarea măsurilor necesare pentru îmbunătăţirea ei.